Van het bepalen van de BI roadmap tot het realiseren van een data platform of dashboard: elke georganiseerde samenkomst van mensen is prettiger en efficiënter wanneer deze goed weet te faciliteren. In ons dagelijks werk als BI consultant zijn we veel in overleg met onze klanten. Het achterliggende doel van die overleggen is vaak om terugkoppeling op te halen, nieuwe ideeën op te doen en het prioriteren daarvan. In dit stuk beschrijf ik een drietal werkvormen waarmee je op een interactieve manier invulling geeft aan zo’n overleg.

De thermometer

Wanneer je een algemeen gevoel of sentiment over een bepaald onderwerp wilt weten, dan kun je daarvoor de werkvorm ‘thermometer’ gebruiken. Deze werkvorm vraagt om een stelling waarop mensen kunnen reageren in hoeverre ze het hiermee eens zijn of niet. Bijvoorbeeld: “We moeten zo veel mogelijk van onze dashboards naar de cloud van Microsoft migreren.” 

De thermometer kun je tekenen of maken van post-its. De deelnemers wordt dan gevraagd een stip te plaatsen op de thermometer. Naar boven toe wordt de thermometer warmer, dus ben je het meer eens. Naar beneden toe wordt het kouder en ben je het minder eens. Aansluitend vraag je een aantal mensen waarom hij of zij de stip op die plek plaatst. Optioneel kun je nog vragen of iemand de stip wil verplaatsen op basis van de argumenten van de anderen. Zo kan het evenwicht nog verschuiven.

Belangrijk is om deze werkvorm af te sluiten met het benoemen van de redenen vóór en tegen maar ook de overeenkomstige meningen die de voor- en tegenstanders hebben. De thermometer is een goede werkvorm om een workshop mee te openen of juist om mee af te sluiten.

De kaartvraag

De tweede werkvorm is de kaartvraag. De BI-manager van een opdrachtgever wilde weten: “Hoe kunnen wij ons nieuwste dashboard succesvol lanceren?”. Zij had daarover wel een idee, maar wilde weten hoe haar teamleden daar tegenaan keken.

Tijdens een workshop werd deze vraag aan het team voorgelegd. Iedereen kreeg een aantal post-its om daar ideeën voor een succesvolle lancering op te schrijven: zo kreeg elke deelnemer, ook de wat introverte collega, de gelegenheid om gehoord te worden. Alle ideeën werden op 1 groot vel geplakt: een mooie verzameling ideeën was het resultaat. 

De online questionnaire

De vorige werkvorm (de kaartvraag) leverde een grote verzameling ideeën op, een mooi voorbeeld van divergeren. Nu was het zaak om uit deze verzameling de beste ideeën te halen (convergeren). Hiertoe hebben we alle ideeën in een vragenlijst gezet en hebben we alle collega´s, inclusief de BI-manager, gevraagd sterren uit te delen aan deze ideeën. Op deze manier kreeg iedereen een stem in het prioriteren van de ideeën. Bovendien kun je met de uitslag van een digitaal medium heel leuk feedback aan de mensen geven. Heel interessant om ook verschillen te kunnen zien tussen diverse groepen medewerkers! Het resultaat van deze werkvorm was een geprioriteerde lijst van ideeën met draagvlak van de medewerkers. Daar kon de BI-manager echt verder mee.

De kracht van faciliteren

Dit zijn drie voorbeelden van werkvormen die je bij het faciliteren van een workshop kunt gebruiken. Begin dit jaar hebben zo´n tien consultants van Riviq een training ‘facilitator’ gevolgd van The Visual Connection. Gaaf om te hebben ervaren dat er werkvormen zijn voor bijna alle soorten workshops en doelen. Organiseer jij binnenkort een samenkomst met een duidelijk onderliggend doel dat niet alleen maar gericht is op informatie zenden? Kijk dan eens of er een interactieve werkvorm bestaat in plaats van de zoveelste power point presentatie van de dag en laat mij weten hoe je dat vond!

meer over dit onderwerp