Elke dag betere beslissingen nemen op basis van data. Dat is het ultieme doel van iedere organisatie die aan de slag gaat met data en analytics. Om daar te komen, moeten je business intelligence-oplossingen een ‘succes’ zijn. Maar wat houdt dat in? Hoe kun je het succes van je BI oplossing vergroten? En wat is daarin de rol van de dataspecialist? Pim Wennekes, Manager Data & Analytics, legt het allemaal uit.

Dagelijks werken wij aan de mooiste data en analytics-projecten. We definiëren samen met onze klanten geschikte use cases, bouwen data platforms en geven data visualisaties vorm. Met als resultaat een business intelligence-oplossing waarmee de business data kan analyseren en interpreteren. Om vervolgens tot inzichten en uiteindelijk beslissingen te komen.

Of dat daadwerkelijk gebeurt, is niet altijd duidelijk. Veel data & analytics teams worden daar ook niet op afgerekend. De focus van die teams ligt vooral op het opleveren van werkende BI-oplossingen, conform de specificaties van de business, aangevuld met activiteiten zoals trainingen en documentatie.

Maar is dat terecht? Want kun je als data & analytics team claimen dat je BI-oplossing succesvol is op het moment dat een dashboard in productie staat en de afgesproken training is gegeven? Ik denk van niet.

Wat is succes? En kun je dat meten?

Wat mij betreft, is een BI-oplossing een succes als deze veel gebruikt en goed gewaardeerd wordt. Gebruik en waardering zijn uitstekend meetbaar. Iedere BI-oplossing heeft een logbestand waarin je precies ziet welke rapportage, door wie en wanneer is gebruikt. Stel: een rapportage is beschikbaar voor honderd medewerkers maar slechts twintig medewerkers maken er gebruik van, dan is die rapportage dus geen succes.

Het gebruik kun je bovendien heel goed inzichtelijk maken via een dashboard, zoals we bij Bejo Zaden hebben gedaan. Waardering komt natuurlijk niet uit logbestanden maar is eenvoudig te meten door gebruikers een korte digitale enquête in te laten vullen. Inclusief de mogelijkheid om verbetersuggesties te geven als de waardering laag uitvalt.

Hieronder 2 fictieve voorbeelden van het meten van het ‘gebruik’ (links) en ‘waardering’ (rechts).

4 drempels die succes in de weg staan

Als een BI-oplossing niet gebruikt en niet gewaardeerd wordt, waar ligt dat dan aan? Vaak is de oorzaak een of meerdere van de volgende drempels:

1 Onvoldoende kennis van tools

Gebruikers begrijpen niet hoe je werkt met data visualisatie tools als Microsoft Power BI of Tableau.

2 Moeite met interpreteren van data

Gebruikers begrijpen de gebruikte termen in rapportages niet, zoals afkortingen. Of datadefinities zijn onduidelijk. Wellicht betekent bijvoorbeeld een order voor de ene gebruiker iets anders dan voor de andere gebruiker.

3 Dashboard sluit onvoldoende aan

Rapportages en dashboards geven nog onvoldoende weer wat een gebruiker nodig heeft om betere beslissingen te nemen. De kans is overigens klein dat een nieuwe rapportage in één keer precies goed is. Pas als je een rapportage of dashboard gebruikt, merk je welke data je nog mist.

4 Geen vertrouwen in data

Gebruikers kunnen niet blindelings vertrouwen op de data in de rapportages, omdat bijvoorbeeld de datakwaliteit slecht is.

Gericht verbeteren

Het meten van het gebruik en de waardering van een BI-oplossing zorgt ervoor dat je veel gerichter kunt verbeteren. Is er onvoldoende kennis van de BI-tools? Dan kun je trainingen en how to-sessies houden.

Hebben gebruikers moeite met het interpreteren van data? Maak dan bijvoorbeeld een data dictionary of een business glossary met daarin uitleg over alle gebruikte termen en afkortingen.

Sluit een dashboard of rapportage onvoldoende aan bij de wensen van gebruikers? Plan dan additionele ontwikkelsprints in of evaluaties met de business.

En is er te weinig vertrouwen in de data? Start dan een data quality-traject of toon bewijs van de datakwaliteit in het dashboard.

Samen naar elke dag betere beslissingen

Weten of een dashboard wordt gebruikt en gewaardeerd, en wat voor dat specifieke dashboard de problemen zijn, is essentieel om tot een succesvolle BI-oplossing te komen.

In nauw overleg met de business en met doelgerichte sprints kun je dan bijsturen en verbeteren, net zolang tot de dashboards uiteindelijk 100 procent voldoen aan de behoeften van de business. Zo zet je samen de stap naar elke dag betere beslissingen.

Hoe wordt de BI-oplossing binnen jouw organisatie gebruikt en gewaardeerd?

Meer over dit onderwerp