Go live or go home

Het zijn prachtige dashboards, er is een goede informatie analyse gedaan en het levert een mooie informatievoorziening op. En dan? Worden die nieuwe dashboards gebruikt? Is er voldoende nadruk gelegd op de Go Live? BI consultant vertelt over haar projectervaringen.

Ter illustratie: je wilt graag je tuin verbouwen. Samen met de tuinman maak je ’s ochtends een plan. Gedurende de dag blijkt een type tegel niet beschikbaar te zijn en overleggen jullie even. Een alternatief is ook goed en hij maakt de tuin af. Twee scenario’s: wanneer hij klaar is, maakt hij een foto en stuurt de foto naar je met onderschrift “werk zit erop” en stapt in zijn busje. Of hij neemt je mee door de tuin. Laat zien wat hij allemaal gedaan heeft en krijg je de mogelijkheid om te reageren. Je gaat voor scenario twee toch? Hetzelfde geldt voor nieuwe dashboards.

Voorheen waren de ontwikkelaars en de businessmensen twee aparte werelden. Door de komst van agile en scrum wordt deze kloof al minder. De rol van product owner zorgt bijvoorbeeld voor de schakel tussen de twee werelden. Tijdens de ontwikkelfase is deze rol duidelijk uitgekristalliseerd, maar tijdens de gebruikeradoptiefase nog onderbelicht. Zoals ook te lezen in de blog van mijn collega Jeroen, stopt een project niet na de technische oplevering. Het wordt voor een opdrachtgever pas interessant als de dashboards gebruikt worden. Daarom is een gedegen gebruikeradoptietraject belangrijk. Ik wil me inzetten als Go Live warrior. Het moet en zal bewaakt worden. Voor mij voelt het alsof dit één van mijn taken is. Om me sterk te maken dat dit gebeurt, want het is om meerdere redenen belangrijk. Niet alleen voor de organisatie en medewerkers, maar ook voor jou, de consultant.

Zonde van de tijdsinvestering

Het is onwijs zonde als de nieuwe dashboards -waarin veel tijd is geïnvesteerd- niet gebruikt worden, omdat er geen goede Go Live geweest is. Zonder Go Live ligt de drempel hoog om ze te gebruiken en als ze gebruikt worden, roept dit allerlei vragen op. Gebruikers raken gefrustreerd, het krijgt een negatieve lading en ze raken het nooit meer aan. In mijn ogen kun je de Go Live vrij eenvoudig (met enige tijdsinvestering) goed doen. Als jij als consultant het belang er maar aan hecht. Hieronder volgen drie redenen waarom het belangrijk is om invulling te geven aan een gedegen Go Live:

Betere adoptie door betrokkenheid

Ten eerste moet je ervoor zorgen dat gebruikers zich volledig gehoord voelen. Gebruikers worden betrokken bij het bepalen van de requirements en vervolgens bij de ontwikkeling door iteraties. Betrek ze ook bij de Go Live, om ze te laten zien wat ze terug krijgen voor die tijdsinvestering. Door het dashboard te laten zien, ontstaat een mooi startpunt vanwaar ze hun informatie behoefte invulling kunnen geven. Het verlaagt de drempel om het nieuwe systeem te gebruiken.

Ondervangen eerste vragen

Ten tweede roepen nieuwe BI-omgevingen ongetwijfeld heel veel vragen op. Je zorgt er met een goede Go Live voor dat de meerderheid van die vragen weggenomen wordt. Je kunt laten zien hoe dingen werken, of je nog leuke dingen met grafieken kunt doen, hoe de filters werken en waarom sommige keuzes gemaakt zijn.

Vieren van succes

Tenslotte is een Go Live niet alleen goed voor de organisatie, maar ook voor jou en het team. Vier het succes. Je bent een tijd bezig geweest om naar een eindproduct toe te werken en nu is het klaar. Nu is het moment waarop je goed ziet waarvoor je het allemaal het gedaan. Je ziet het grotere geheel, het moment dat het allemaal bij elkaar komt. En daarop kun je trots zijn. Want je hebt er hard voor gewerkt, je hebt moeilijke vragen beantwoord, je hebt slopende dagen gehad, energieke dagen. En dit is het einde van de rit. Tijd om even de handrem erop te zetten en te genieten van het uitzicht.

Voor mij was dit mijn eerste BI project en ik moet eerlijk zeggen dat ik gedurende de maanden van het proces af en toe gedacht heb: ‘waar werken we nu naartoe?’ Dat ik me hiervan moeilijk een voorstelling kon maken, komt uiteraard door een gebrek aan ervaring. Maar nu ik het zelf heb meegemaakt, geeft me dat zo’n dosis zelfvertrouwen. Het is heel leuk om de dashboards uit te leggen. Jij bent de expert, want jij hebt het ontwikkeld. Tijdens de Go Live hoor je jezelf praten en je kan dan niet anders dan trots zijn op hetgeen je neergezet hebt.

Hoe verzorg je een goede Go Live?

Bij mijn laatste opdrachtgever waren de condities erg goed; de klant zag het belang en er was tijd vrijgemaakt om trainingen te organiseren en te geven aan de tientallen gebruikers. Ik begrijp dat dit een ideaal scenario is, want er zijn veel smaken in Go Live. Hieronder staat een aantal vormen die je kunt kiezen:

Training – Heb je de mogelijkheid om een meeting te organiseren, dan zijn daar verschillende opties voor. Een training bijvoorbeeld, waarbij je de belangrijkste KPI’s en functionaliteiten uitlegt. Dit kan in combinatie met oefeningen zodat gebruikers zelf werken met de nieuwe dashboards. Vragen kunnen dan gelijk behandeld worden.
Roadshow – Een demo in de vorm van een roadshow is een optie als er minder tijd beschikbaar is. Hier ligt de nadruk meer op zenden vanuit de ontwikkelaar en het verlagen van de drempel om de dashboards te gebruiken.
Inloopsessies – Een andere opties is het organiseren van inloopsessies. De gebruikers die interesse hebben, kunnen zich dan aanmelden of simpelweg binnenlopen. De inloopsessie heeft een los karakter en krijgt invulling naar de behoefte van de gebruikers. Het kan zijn dat de basis besproken wordt, het kan zijn dat antwoorden gezocht worden op specifieke vragen. Wel is aan te raden om deze vorm te combineren met een korte demo (vóór de inloopsessies). Op deze manier worden mensen getriggerd en wordt de interesse aangewakkerd.
Video’s – Heb je geen mogelijkheid om een meeting te verzorgen, dan zijn er ook een aantal vormen. Instructievideo’s of -documenten kunnen de algemene vragen behandelen.
Quick Reference Card – Als de tijd beperkter is en de klant de prioriteit lager inschat, probeer dan toch nog een (quick) reference card te maken. Op een reference card staat op een overzichtelijke manier handige informatie over het dashboard.

Hoe meer vormen je combineert, hoe beter. Verschillende gebruikers hebben verschillende voorkeuren. De ene wil het op een presenteerblaadje aangereikt krijgen, de ander wil eerst zelf op onderzoek uit en daarna vragen stellen. Een voorbeeld van een combinatie is een training waarbij je achteraf een reference card kan meegeven.

Afsluiting

Ik hoop dat je je na dit stuk je aansluit bij het Go Live leger. Dat je bewaakt dat er tijd gemaakt wordt voor een goede Go Live. Om het beste uit de nieuwe dashboards te halen en de gebruikers te betrekken. Maar ook om je eigen prestatie niet ongemerkt voorbij te laten gaan. Door de verschillende vormen kun je hieraan invulling geven. Wil je daarover meer weten, laat dan een bericht achter en dan kunnen we sparren over welke vorm bij jouw project past.