Wie Power BI ten volste wil benutten, kan niet om governance heen. Goed gestructureerde workspaces en vooraf gedefinieerde gebruikersrollen met de juiste rechten zijn daarin onmisbaar. Maar hoe richt je dat in? Mathieu van der Have, Consultant Business Intelligence bij Riviq, legt het uit aan de hand van best practices.

Twee belangrijke startpunten zijn de inrichting van workspaces en het bepalen van de juiste rollen en rechten voor gebruikers.

Wat is een workspace in Power BI?

Een workspace in Power BI is een verzamelruimte voor al je Power BI-content. Denk aan datasets en rapportages. Het idee is dat iedereen in zo’n ruimte kan samenwerken om tot waardevolle stuurinformatie te komen. Voor je workspaces bedenk je een structuur. Vergelijk het maar met de mappenstructuur op je laptop. Hoe je de structuur inricht, is compleet afhankelijk van jouw organisatie. Het kan per afdeling, zoals Finance en Marketing. Of op basis van de Power BI-content die in een workspace zit, zoals Sales Dashboard of Marketing Rapportage.

Je kunt iedereen toegang geven tot workspaces, zelfs eindgebruikers. Maar soms wil je eindgebruikers liever alleen definitieve en geaccordeerde dashboards en rapportages laten zien. Dat kan door boven op een workspace een app te creëren. Een wat ongelukkige naam, omdat we tegenwoordig al gauw denken aan een app op je smartphone. In Power BI is het simpelweg een ruimte waarin je al je definitieve dashboards en rapportages kunt zetten en waar je alleen eindgebruikers toegang toe kunt geven.

Best practice: workspaces inrichten in Power BI

Hoe richt je workspaces dan het meest optimaal in? Bij Riviq zien we workspaces vooral als ontwikkelruimtes waar developers en key users werken aan rapportages. De gebruikers krijgen toegang tot de content via de apps. De best practice is om je eigen Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie-straat te creëren in Power BI.

Stel dat je een rapportage wil maken voor de afdeling Finance. Dan zet je drie workspaces op:

1. Workspace Development

In deze werkruimte ontwikkel je nieuwe rapportages en pas je bestaande rapportages aan. Ben je klaar met ontwikkelen? Dan zet je de rapportage door naar de volgende workspace.

2. Workspace Acceptance

Via een app boven op de workspace Acceptance kan een business owner van de afdeling Finance valideren wat je hebt gemaakt. Je kunt er ook voor kiezen om die business owner direct toegang te geven tot de workspace. Bijvoorbeeld wanneer je de Power BI-kennis van die persoon voldoende vertrouwt. Als alles in orde is, zet je de rapportage door naar de volgende werkruimte.

3. Workspace Production

Via een app boven op deze workspace kunnen eindgebruikers de rapportage zien en gebruiken.

Selfservice faciliteren in Power BI

Wil je eindgebruikers meer zelf laten werken in Power BI? Dan kun je selfservice faciliteren door onder andere een dataset klaar te zetten in een workspace waar alleen developers bij kunnen. In een andere workspace presenteer je vervolgens een rapportagetemplate waarmee eindgebruikers zelf rapportages kunnen bouwen. Er zijn meerdere mogelijkheden om selfservice binnen Power BI te stimuleren, maar daarover vertel ik je liever uitgebreid in een ander blog.

Wat zijn rollen en rechten in Power BI?

Binnen Power BI kun je gebruikers verschillende rollen met bijbehorende rechten toekennen. Hoe meer rechten een gebruiker heeft, hoe meer een gebruiker kan zien, bewerken, delen of zelfs verwijderen. Iemand kan een Viewer, Contributor, Member of Admin zijn. Iedere rol komt met een standaardset aan rechten. Een Viewer mag het minst, een Admin het meest. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over wie je welke rol geeft.

Een voorbeeld: in de meeste organisaties zijn eindgebruikers Viewers. Zij kunnen alleen rapportages bekijken en gebruiken. Wil je iemand meer rechten geven in Power BI? Dan kun je ervoor kiezen een eindgebruiker Contributor te maken. Dat betekent dat hij of zij rapportages kan bewerken. Maar weet wel dat een Contributor ook rapportages mag verwijderen. Wees je er dus bewust van wie je deze rol geeft. Het is heel belangrijk dat je erop kunt vertrouwen dat een Contributor voldoende kennis van Power BI heeft om niet per ongeluk rapportages te verwijderen. Probeer vroegtijdig te identificeren wie deze personen in je organisatie zijn.

Best practice: rollen en rechten toekennen in Power BI

Bij Riviq hanteren we een overzichtelijk stramien voor het toekennen van rollen in Power BI. Dat is gebaseerd op de functie van een gebruiker binnen de organisatie of een project. Developers hebben bijvoorbeeld vanzelfsprekend volledige toegang nodig, dus worden dat Admins. En gebruikers (ook wel ‘consumers’) die slechts rapportages en dashboards ‘consumeren’, krijgen een Viewer-rol.

Ons stramien ziet er als volgt uit:

Per afdeling of zelfs per rapportage – afhankelijk van de grootte van een organisatie – wijzen we een key user of super user aan. Die persoon kiezen we zorgvuldig en is als het ware een contactpersoon voor developers. De key user haalt binnen een afdeling of team input op voor aanpassingen aan rapportages, ideeën voor nieuwe rapportages en mag eindgebruikers toevoegen aan rapportages.

Meer over dit onderwerp