Heldere inzichten helpen D&B The Facility Group om de ultieme gastbeleving neer te zetten

Ruim dertig jaar geleden startten de oprichters van D&B The Facility Group met een studentenchauffeursbedrijf. Derek Hoeffelman en Bas Hertz verzorgden taxiritten en valet parking voor grote ondernemingen en hotels.

De voorbije dertig jaar groeide het sympathieke studentenbedrijf uit tot een indrukwekkende organisatie met ruim 1000 medewerkers in het veld en 100 collega’s op kantoor in Amstelveen. Naast mobility services biedt het bedrijf ook diensten op het gebied van security, cleaning, hospitality, facility management en catering.

De rode draad die de zes takken van multi-service dienstverlener D&B verbindt, is gastvrijheid. “Bij D&B streven wij iedere dag naar een onvergetelijke beleving”, zegt ICT Manager Peter Udo. “Dat betekent: meedenken, korte lijnen, ontzorgen, verrassen en verwachtingen overtreffen. Iedereen die hier werkt is gedreven om een goede dienst neer te zetten.”

Behoefte aan inzicht

Om steeds meer als een multi-servicebedrijf te kunnen opereren en klanten nóg beter te kunnen bedienen, had D&B behoefte aan meer en betere inzichten. Dat was lastig omdat de diverse takken van het bedrijf behoorlijk autonoom werken en eigen systemen gebruiken.

“Wij maken bijvoorbeeld gebruik van AFAS voor finance en HR. We gebruiken ORTEC om te plannen. Voor valet parking gebruiken we weer een ander systeem”, vertelt Udo. “Al die systemen bevatten data. Maar het waren eilanden. Iedereen werkte met eigen lijstjes en eigen rapporten. Dat kostte veel tijd en was foutgevoelig.

Wij wilden afscheid nemen van al dat handmatige werk door alle eilanden met elkaar te verbinden. Op die manier kunnen we data inzetten om onze dienstverlening nóg verder te verbeteren.”

D&B klopte bij Riviq aan om de mogelijkheden voor data, dashboarding en reporting te onderzoeken en het bedrijf te helpen om grip te krijgen op hun informatiehuishouding. Dat gebeurde stapsgewijs.

Eerst onderzocht Riviq samen met D&B wat de belangrijkste business cases waren binnen domeinen als HR, Operatie en Finance. Daar rolden vijf projecten uit; vijf concrete rapportages en dashboards waarmee D&B The Facility Group veel gerichter kan sturen.

Dit werkte Riviq uit in een heldere roadmap met een horizon van twee jaar, inclusief een concrete projectaanpak voor het eerste increment.

Solide data platform

De eerste stap van die roadmap was het creëren van het fundament in de vorm van een solide Azure data platform. Het ging om een platform dat informatie uit álle systemen van D&B ophaalt, modelleert en klaarzet voor nadere analyse.

Dankzij slimme projectversnellers (o.a. BlueBox) van Riviq kon het data platform razendsnel en geautomatiseerd neergezet worden. Op dat fundament konden vervolgens de projecten gebouwd worden die in de roadmap gedefinieerd waren.

“Het eerste dashboard maakt ziekteverzuim inzichtelijk”, legt Peter Udo uit. “Ziekteverzuim weegt heel zwaar in onze organisatie. Als van ons vaste personeel iemand ziek wordt, moeten we daar direct vervanging voor organiseren. Dat kan aardig in de papieren lopen. Het verzuimdashboard maakt allerlei zaken rondom ziekteverzuim heel inzichtelijk. Het wordt daardoor veel makkelijker om het ziekteverzuim gericht terug te dringen.”

Naast een dashboard voor ziekteverzuim definieerden D&B en Riviq nog vier andere projecten. Zo wil het bedrijf bijvoorbeeld makkelijker inzicht krijgen in uren die voor specifieke klanten of projecten gemaakt zijn.

Ook wil D&B op elk moment een kraakhelder beeld hebben van het volledige personeelsbestand. Udo: “Wat is de verhouding tussen mannen en vrouwen? Hoe zijn de leeftijden verdeeld? Moeten we nieuwe mensen gaan werven omdat binnenkort veel collega’s met pensioen gaan? Dit dashboard geeft ons de inzichten die we nodig hebben.”

Ook op de rol staat een dashboard dat allerlei financiële inzichten biedt. Het vijfde en laatste project wordt een geavanceerde rapportage voor klanten. Udo: “De dashboards bieden inzicht voor goede besluitvorming. Ze zorgen voor rust in het hoofd.”

Gedegen projectaanpak

“Wat me meteen opviel, was de gedegen aanpak”, zegt Udo. “Riviq is een betrouwbare, prettige partner met een duidelijke visie op wat er moet gebeuren.” Riviq combineert het beste van traditioneel projectmanagement met agile development. Daardoor is het project goed georganiseerd, zijn de prio’s duidelijk en is er tóch sprake van voldoende flexibiliteit.

De aanpak van Riviq zorgt er bovendien voor dat risico’s vroegtijdig gesignaleerd worden waardoor projecten soepel en volgens afspraak opgeleverd worden.

“Het succesvol laten verlopen van een project stelt eisen aan de projectaanpak en aan de projectleden”, zegt Udo. “Het succes wordt mede bepaald door het tijdig opleveren van het gewenste resultaat binnen het vooraf bepaalde budget. De regels die D&B en Riviq samen hebben geformuleerd vormen de basis voor de succesvolle uitvoering van het project.

Denk daarbij aan het plannen van projectfases met een ‘buffer’ per projectfase waardoor er enige flexibiliteit ontstaat die nodig kan zijn, het ‘aanstellen’ van specialisten op verschillende onderdelen van het project en het toepassen van de ‘dakpanmethode’: het overlappen van projectfasen waardoor de doorlooptijd in zijn geheel wordt verkort.”

Een ander belangrijk onderdeel van de projectaanpak is het borgen van kennis. Udo: “Riviq helpt mij om mijn team op niveau te krijgen zodat we steeds meer zaken zelf op kunnen pakken.”

Udo kijkt met vertrouwen naar de toekomst. “Op dit moment zijn we nog flink bezig met de resterende projecten.

Geleidelijk ontstaan er ook alweer nieuwe ideeën voor toekomstige projecten. We blijven zoeken naar manieren om data nog beter te ontsluiten en in te zetten om onze klanten te bedienen. Riviq zal daar zeker een rol in blijven spelen.”

Andere klantcases