Samenvatting

BPD verkende samen met Riviq hoe AI kan helpen om afspraken uit contracten en documentatie rondom middenhuurwoningen automatisch te ontsluiten, te structureren en beschikbaar te maken voor medewerkers. Zo ontstaat meer overzicht en kunnen processen beter worden uitgevoerd. 

Het resultaat: 

• Een werkend standalone proof of concept 
• Sneller inzicht in projectspecifieke afspraken 
• Meer duidelijkheid over hoe AI betrouwbaar kan worden ingezet binnen complexe processen 

De proof of concept gaf BPD vertrouwen in de meerwaarde van AI én in de vervolgstap richting verdere doorontwikkeling. 

De uitdaging: eenvoudig inzicht krijgen in afspraken 

Voor middenhuurprojecten gelden regelmatig specifieke afspraken tussen gemeenten, ontwikkelaars en andere betrokken partijen. Zo kan in de ene gemeente afgesproken zijn dat een bepaald percentage woningen beschikbaar blijft voor huishoudens onder een inkomensgrens, terwijl elders regels gelden rondom indexatie of lokale economische binding. 

BPD realiseert al ruim 75 jaar leefomgevingen in Nederland en Duitsland en werkt met verschillende gemeenten, projecten en contractvormen. Daardoor verschillen afspraken vaak per project en per gemeente. 

Die afspraken zijn essentieel voor assetmanagers en property managers van BPD, maar ze liggen vast in uiteenlopende documenten en contracten. “Om die afspraken goed toe te passen moesten medewerkers informatie steeds opnieuw uit documenten halen en interpreteren”, zegt Niels van Woudenberg, IT-manager bij BPD. “We wilden daarom onderzoeken of AI een betrouwbare manier kon bieden om deze informatie sneller beschikbaar en beter beheersbaar te maken.” 

De aanpak: business understanding als fundament 

Als eerste stap investeerde Riviq samen met BPD veel tijd in het begrijpen van de context. Welke afspraken zijn er? Hoe lopen de processen? Welke informatie hebben asset managers en property managers nodig om hun werk goed te doen? En waar bevindt de relevante data zich? 

In meerdere werksessies werd gezamenlijk onderzocht hoe de business werkt en welke informatie echt waarde toevoegt in de dagelijkse praktijk. Pas daarna werd gestart met het ontwikkelen van de proof of concept. 

“Wat ik sterk vond aan Riviq is dat ze niet direct op technologie doken. We onderzochten samen zorgvuldig wat onze hulpvraag precies was en hoe processen en data in elkaar zitten”, zegt Van Woudenberg. 

Een belangrijk leerpunt tijdens het traject was dat AI alleen goed werkt als het probleem scherp genoeg is afgebakend. Van Woudenberg: “Een AI-agent is slim, maar je moet hem wel heel taakgericht aansturen. Als je zelf niet goed weet wat je wilt bereiken, wordt het ook lastig om goede resultaten te krijgen. We hebben veel iteraties gedaan om dat steeds verder aan te scherpen.” 

Het resultaat: een succesvolle pilot én vertrouwen in de vervolgstap 

De proof of concept resulteerde in een werkende standalone oplossing waarin AI afspraken uit documenten herkent, structureert en toegankelijk maakt. Medewerkers kunnen via een chatbot vragen stellen over afspraken die gelden voor een project of een bepaalde gemeente.  

Daardoor hoeven zij niet langer handmatig door verschillende documenten te zoeken om relevante informatie terug te vinden. “Door afspraken overzichtelijk en toegankelijk te maken kunnen asset managers en property managers hun werk beter uitvoeren. De AI ondersteunt ze echt. Je verplaatst de aandacht van zoeken naar begrijpen en sturen.” 

De oplossing is nog niet doorontwikkeld naar een live omgeving, maar volgens Van Woudenberg is dat nu wel de volgende stap. “Voor ons was dit een succesvolle pilot. We hebben gezien dat deze technologie echt iets toevoegt en dat dit een richting is waar we verder mee willen.” 

De rol van Riviq 

Voor BPD zat de meerwaarde van Riviq in de technische realisatie van de proof of concept, maar ook in de manier van samenwerken. Van Woudenberg: “Riviq brengt structuur aan, maakt duidelijke afspraken en communiceert helder. Dat gaf veel vertrouwen gedurende het traject.” 

Ook inhoudelijk maakte dat verschil. “We werkten intensief samen en onderzochten waar de echte vraag zat. De sessies hielpen om goed te begrijpen wat er uit de oplossing kwam en wat we ermee konden. Daar was Riviq echt sterk in.” 

Volgens BPD hielp die aanpak ook om verwachtingen realistisch te houden. “Er werd goed gemanaged wat haalbaar was en waar nog keuzes gemaakt moesten worden. Daardoor ontstond niet alleen een mooi resultaat, maar ook vertrouwen in hoe je dit soort innovaties aanpakt.” 

Conclusie: AI als hulpmiddel voor beter inzicht 

• BPD werkt met projectspecifieke afspraken die per gemeente en contract kunnen verschillen 
• Die afspraken zijn belangrijk voor asset managers en property managers, maar niet altijd eenvoudig terug te vinden 
• Samen met Riviq onderzocht BPD hoe AI kan helpen om informatie uit documenten sneller te ontsluiten 
• De proof of concept liet zien dat AI waarde kan toevoegen, mits de vraag goed is afgebakend 
• De aanpak van Riviq bracht structuur, realistische verwachtingen en vertrouwen in de vervolgstap 
• Daarmee vormt de pilot een waardevolle basis voor verdere ontwikkeling richting een praktische AI-oplossing 

Veelgestelde vragen

Andere klantcases