Via co-creatie met Bejo Zaden naar een dashboard voor Power BI Governance

Bejo Zaden veredelt, produceert en verkoopt groentezaden aan professionele telers. Vanuit Warmenhuizen in Noord-Holland naar meer dan dertig landen over de hele wereld. Om dat nog slimmer en beter te doen, wil Bejo Zaden steeds meer data gedreven werken. En daar hebben ze rapportages voor nodig.

“Die ontwikkelen we voornamelijk zelf in Microsoft Power BI, maar we merkten dat we eigenlijk onvoldoende zicht hadden op het succes van al die rapportages”, vertelt Diane Rohof, Manager Global Control bij Bejo Group. “We wisten bijvoorbeeld niet hoe vaak ze werden gebruikt en door wie. We hadden dit vraagstuk net op onze agenda gezet, toen Riviq bij ons aanklopte.”

De opbrengst van Innovation day

Dat deed Riviq niet zomaar. Om continu te blijven verbeteren, houdt Riviq regelmatig een Innovation day waarop de data specialisten in één dag een proefopstelling ontwikkelen. “We merkten al een tijd dat veel klanten enthousiast zijn over Power BI en in rap tempo rapportages opzetten”, vertelt Pim Wennekes, Manager Data & Analytics bij Riviq. “Tegelijkertijd zien we ook dat klanten net zo snel het overzicht verliezen over die rapportages en het gebruik ervan. Daarom wilden we tijdens onze Innovation day eens kijken of we een dashboard voor Power BI Governance konden ontwikkelen.

Al gauw hadden we een proefopstelling. Om dat concept te ontwikkelen tot een werkende oplossing, zochten we een klant die ervoor openstond om daaraan mee te werken. Toen we Bejo Zaden daarvoor vroegen, waren ze meteen enthousiast.” Tijdens een eerdere samenwerking hielp Riviq de mensen van Bejo Zaden hun strategie te formuleren waarmee de organisatie meer data gedreven kon gaan werken. “Dat heeft ons enorm geholpen”, aldus Diane. “Daarom waren we zeker benieuwd naar dit co-creatietraject.”

Dashboard voor Power BI Governance

De co-creatie hield in dat beide partijen tijd en energie vrijmaakten om de proefopstelling verder uit te werken. Er werd een gezamenlijk team opgesteld en het plan was om een oplossing van het dashboard aan de praat krijgen in de omgeving van Bejo Zaden. “Daarvoor moesten we eerst zicht krijgen op hoe Bejo Zaden de rechten en instellingen binnen Power BI en Azure had geregeld”, vertelt Pim. “Terwijl we dat deden, hebben we meteen de dataverzameling en de integratie van databronnen verbeterd.

Vervolgens hebben we samen vastgesteld wat Bejo Zaden nou precies wilde zien in dat dashboard.”

Kraakhelder beeld van niet-gebruikte rapportages

“Je wil zicht krijgen op rapportages die níet worden gebruikt”, legt Pim uit. “Die rapportages kosten namelijk wel resources, zowel rekenkracht om ze bij te werken als onderhoud. Maar belangrijker nog, dankzij zicht op niet-gebruik kun je gaan onderzoeken waarom gebruikers rapportages links laten liggen. Is de datakwaliteit niet goed genoeg? Sluit een rapportage niet of onvoldoende aan op de informatiebehoefte? Of hebben gebruikers te weinig kennis om met de rapportage uit de voeten te kunnen?

Met de antwoorden op die vragen kun je bijvoorbeeld rapportages verbeteren, gebruikers trainen of rapportages simpelweg uitzetten.”

Governance data geautomatiseerd bijeen

Na enkele weken zijn Bejo Zaden en Riviq tot een werkende oplossing gekomen. Diane: “In plaats van dat we op meerdere plekken en omgevingen moeten kijken, komt alle benodigde data elementen nu elke nacht op één plaats bijeen.

Zo kunnen we zelf aan de slag om Governance dashboards te maken waarbij we kunnen zien of onze rapporten door veel mensen gebruikt worden of juist niet. Met die kennis kunnen we heel gericht met de business de dialoog aangaan om van de niet-gebruikte rapportages alsnog een succes te maken.”

Verdere uitbouw van de oplossing

Terugkijkend op het traject kan Diane wederom spreken van een succesvolle samenwerking. “De consultants van Riviq zijn gewoon erg bekwaam. Ze weten wat ze doen, luisteren goed naar onze behoeften en zijn erg flexibel in hun werkzaamheden.”

Riviq gelooft sterk in het ontwikkelen van oplossingen die antwoord geven op vragen die eigenlijk iedere Data & Analytics-manager wel heeft. “Door de co-creatie met Bejo Zaden hebben we al flink wat functionaliteit kunnen realiseren”, stelt Pim. “Nu is het zaak om het dashboard in meerdere omgevingen neer te zetten, zodat we nog beter kunnen aansluiten op de wensen rondom Power BI Governance. Zo kunnen we Data & Analytics-managers helpen nog succesvoller te zijn!

Andere klantcases