Online meetings leiden

Afgelopen woensdag organiseerden we onze online teammeeting.

Het thema was Online Meetings Leiden. Jeroen Blijsie van The Visual Connection leidde ons in een uur langs de kansen, valkuilen, tips en tricks van een goede online sessie.

De belangrijkste vragen die werden beantwoord: Welke afspraken maak je vooraf zodat de meeting rustig verloopt en iedereen aan bod komt? Welke functies van Microsoft Teams zet je daarvoor in? En hoe kun je in een online omgeving gedragen beslissingen nemen?

Tips voor hybride meetings

1 Online: Zorg echt voor een voorzitter

2 Organiseer een sidekick!

3 Maak gebruik van break-out rooms

4 Werk visueel

5 Doe extra moeite voor persoonlijke verbinding

6 Speaker voor beter geluid en een extra scherm

7 Deel online documenten vooraf

8 Eigen scherm, ook de mensen die samen in de zaal zitten

9 Ga uit van de mensen van buiten

10 Leg alle resultaten vast in een online document

Tips voor fysiek meetings

1 Maak een goede zaal indeling

2 Plan 50-60% van je tijd vol

3 Doe een goede check-in

4 Zet geen tijden bij de agenda

5 Korte / geen voorstel ronde

Jeroens collega Loes van den Berg was de moderator van de sessie. Zij kanaliseerde de vragen die in de volstromende ‘vergaderchat’ van de veertig collega’s verschenen. Zo kon Jeroen zonder al te veel onderbrekingen zijn verhaal houden. Ook wel praktisch, zo’n moderator.

We hebben een break-out sessie gedaan met de app Mural. Leuke tool om te gebruiken voor gezamenlijke brainstorm of whiteboard sessie.

Belangrijkste take-away is toch wel het ontbreken van voldoende non-verbale communicatie. Daar moet je met bijvoorbeeld het nemen van beslissingen rekening mee houden.