Verbeterde datakwaliteit levert ICTU dagelijks actuele rapportages

ICTU werkt aan een betere digitale overheid. Deze onafhankelijke organisatie adviseert overheden over het verbeteren van hun dienstverlening met gebruik van ICT in brede zin, en voert concrete realisatieprojecten uit. “ICTU wilde haar projectrapportages meer standaardiseren”, vertelt Gertjan Riga, Exact-expert voor ICTU “Om daarvoor te zorgen wilde ICTU een datawarehouse opzetten.” ICTU koos Riviq voor de realisatie daarvan.

Projectvoortgang in Excelsheets

Al het werk van ICTU gebeurt op projectbasis. “Projectsecretarissen moeten veel vastleggen”, legt Gertjan uit. “Denk aan het registreren van tarieven en werkuren. Het correct en op tijd vastleggen van dit soort informatie is belangrijk voor rapportages over de projectvoortgang en voor het totale kostenplaatje. Projectsecretarissen houden alles bij in Excel. Een gedegen en prima werkwijze echter ook een werkwijze waardoor informatie niet altijd volledig of op tijd in bronsystemen terechtkwam.

Data Quality Indicators en data stewards

Om de datakwaliteit verder te verbeteren, zijn door ICTU en Riviq samen tien zogeheten Data Quality Indicators bepaald, punten waaraan de data móet voldoen, wil het voor ons de juiste waarde hebben. Gertjan “Aan de hand van die indicatoren analyseerden we bestaande data. Waar het afweek, is data in de bron verrijkt of aangevuld. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van uurtarieven voor externe medewerkers. Riviq maakte de indicatoren ondertussen inzichtelijk in onze visualisatietool Microsoft Power BI. Zo zien we meteen of en wanneer data afwijkt van de indicatoren. Dit monitoren we dagelijks. Wanneer actie nodig is, gaan collega’s (data stewards) aan de slag om afwijkende data te wijzigen of te verrijken.”

Begeleiding

Het hele proces duurde vier maanden. “De meeste tijd zat in het op orde krijgen van de bestaande data.”, vertelt Gertjan. “Het is mooi dat het verbeteren van de datakwaliteit in slechts enkele maanden is gelukt. Dat is ook te danken aan de prettige samenwerking met Riviq”.

Dagelijks actuele rapportages

Inmiddels wordt de nieuwe werkwijze als standaard gebruikt. Nu de datakwaliteit verder verbeterd is en het datawarehouse ingericht, kijkt ICTU verder vooruit. Gertjan: “We willen de processen die ten grondslag liggen aan de datakwaliteit non-stop verbeteren. Altijd blijven zoeken naar waar het nóg efficiënter kan.” Gertjan is duidelijk over wat het belangrijkste resultaat van de verbeterde datakwaliteit is. “ICTU kan dagelijks actuele en betrouwbare rapportages genereren. Het management weet: we kijken naar correcte informatie. En we kunnen op basis van de actuele data nog beter sturing aan projecten geven.”