Iedereen kan starten met de data visualisatietool Power BI. Maar wil je maximale waarde uit de rapportages en rapportageomgeving halen, dan moet je echt met governance aan de slag, meent Marc Rumkorf, Consultant Business Intelligence bij Riviq. In dit blog legt hij uit met welke drie onderdelen van Power BI Governance je kunt beginnen.

Microsoft Power BI wint nog altijd aan populariteit. Veel bedrijven starten er zelfstandig mee, waarna intern al snel een soort virale adoptie ontstaat. Vaak starten enkele medewerkers binnen een organisatie met het maken van rapportages en dashboards. Collega’s zien dat, worden enthousiast en gaan vervolgens zelf ook aan de slag. Een mooie ontwikkeling, want het zegt veel over de eenvoud van deze tool. De keerzijde is echter dat er op die manier een wildgroei aan dashboards, rapporten en datasets ontstaat. Zonder zicht op gebruikersrechten en verantwoordelijkheden. En zonder een doordachte inrichting van de tool. Kortom, een puinhoop. En dat staat in de weg van waar Power BI eigenlijk om draait: je data gestructureerd en helder aanbieden en visualiseren om zo betere beslissingen te nemen.

Start met Power BI Governance

Wil je Power BI ten volle benutten, dan moet je professioneler met de tool werken. Dat doe je met governance. Zie het als een collectie van processen, standaarden en afspraken rondom het gebruik van Power BI. Moet je dan eerst alle processen en afspraken uitdenken voordat je daadwerkelijk begint met Power BI? Nee hoor. Starten met Power BI en het opzetten van governance kunnen prima parallel lopen. Wel is het verstandig om een duidelijke roadmap aan te houden. Zo’n roadmap loopt idealiter over de assen strategie, design, implementatie en adoptie. Concreet begin je met drie onderdelen. Die licht ik hier toe:

Power BI Governance & self-service roadmap

1. Content ownership approach & Content delivery scope

In dit eerste onderdeel bepaal je hoe je Power BI gaat gebruiken, wie welke verantwoordelijkheden heeft – onder andere met betrekking tot de data, rapportages en dashboards – en wie welke informatie mag delen. Dat kun je bepalen voor je hele organisatie, maar het kan ook per afdeling of team verschillen. Wij zien drie vormen het vaakst terugkomen.

De eerste vorm is een business-led approach. Daarbij draagt een team of afdeling zelf de verantwoordelijkheid om Power BI en de onderliggende data op een juiste manier te gebruiken. En dat betekent dat je vrijwel geen governance hoeft op te tuigen. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de gebruikers voldoende kennis, vaardigheden en toewijding hebben om op een professioneel niveau met Power BI te werken. En dat er altijd een kort lijntje naar bijvoorbeeld een IT-afdeling is voor eventuele support.

Een corporate approach houdt in dat het werken met Power BI centraal is geregeld, bijvoorbeeld door een Business Intelligence Competence Center binnen je organisatie. Dat is een datateam dat onder andere datasets cureert en vervolgens accurate rapportages aan de business presenteert. Om ervoor te zorgen dat alle rapportages en dashboards van hoge kwaliteit blijven, heb je meer governance nodig. Je maakt dus duidelijke afspraken over onder andere standaarden, aanlever- en verwerkingsprocessen van data en procedures rondom aanpassingen in rapportages.

De derde vorm is een soort mengvorm, namelijk IT managed self-service. Een centraal team zorgt ervoor dat alle data continu in orde is, terwijl de business zelf rapportages en dashboards maakt. Ook hier speelt goede governance een belangrijke rol.

Binnen een organisatie kunnen deze drie vormen prima naast elkaar bestaan. Waar je vervolgens goed bij stil moet staan, is wie welke informatie waar mag delen. Het is prima als een team met veel vrijheden in Power BI rapportages onderling deelt. Maar wil je informatie uit Power BI breder delen, bijvoorbeeld met de hele organisatie of zelfs met externen? Dan is het nog belangrijker om te weten dat data altijd klopt en dat je geen gevoelige data deelt met onbevoegde personen. Daarom geldt de stelregel: hoe breder je informatie deelt, hoe meer governance nodig is.

2. Roles & responsibilities

Om controle over je Power BI-omgeving te behouden en een warboel te voorkomen, moet je gebruikers verschillende rollen en rechten toekennen. De rollen zijn Viewer, Contributor, Member of Admin. Een Viewer heeft de minste rechten en kan dus vrijwel niets bewerken of delen. Een Admin kan juist alles bewerken en delen met internen en externen. Wie welke rechten krijgt, bepaal je in dit onderdeel.

3. Workspace & apps

In Power BI werk je in workspaces. Dat zijn werkruimten waarin je data verwerkt en rapportages bouwt. In dit onderdeel denk je na over de inrichting daarvan. Deel je de folderstructuur in naar onderwerp? Of bijvoorbeeld naar afdeling? Heb je een Ontwikkel, Test en Acceptatie-straat nodig? Het is belangrijk dat je hier afspraken over maakt en goed nadenkt over hoe rapportages beschikbaar worden gesteld aan verschillende soorten gebruikers.

Hoe staat jouw Power BI-omgeving ervoor?

Hoe meer waarde je uit Power BI wil halen, hoe professioneler je ermee moet werken. Power BI Governance is essentieel rol om het gebruik, de adoptie en de kwaliteit van je Power BI-omgeving (en daarmee je data en rapportages) te waarborgen en een organisatorische puinhoop te voorkomen. Vraag jezelf daarom eens af: in hoeverre is mijn Power BI-omgeving op orde? Weet ik wie welke rechten heeft? Weet ik hoe gebruikers mijn Power BI-omgeving gebruiken? Weet ik op welke data rapportages zijn gebaseerd? Kan ik zien hoe rapportages worden gedeeld? En hebben alle rapportages dezelfde uitstraling? Is jouw antwoord op vrijwel alle vragen ‘nee’, dan wordt het hoog tijd om te beginnen met de drie punten uit dit blog.

Meer over dit onderwerp