De creatie van een Power BI dashboard dat daadwerkelijk wordt gebruikt, is geen sprint naar de finish. Het is een route met 5 cruciale stappen die wat tijd kosten, maar het zeker ook waard zijn. In dit blog legt Marc Rumkorf, Consultant Business Intelligence bij Riviq, uit hoe dat zit – en per stap wat nodig is.

In één dag zelf aan de slag met Power BI

De interactieve training Power BI waarin jij het ontwikkelen van dashboards en rapportages eigen maakt. De training omvat, van start tot finish, het gehele proces van data inladen, modelleren, transformeren, visualiseren en delen van dashboards.

Training Power BI

Data visualisatie tool Microsoft Power BI geeft je alle ruimte om snel een rapport of dashboard bij elkaar te klikken. En voor je het weet, kun je aan de slag met het analyseren van je data. Dat is een groot voordeel van de tool. Maar in mijn dagelijkse werk kom ik veel organisaties tegen waarin soms wel tientallen van dit soort rapporten bij elkaar zijn geklikt. Dan kun je je afvragen in hoeverre deze allemaal even nuttig zijn – en of ze allemaal daadwerkelijk worden gebruikt. Het antwoord kun je vast wel raden.

Helder doel

Een rapport dient een bepaald doel, moet aanzetten tot actie en moet je helpen in je werk. Dat doel moet duidelijk zijn voor de gebruikers, daarmee krijgt het rapport zijn waarde.

Organisaties die Power BI rapporten bij elkaar klikken, zien dit creatieproces vaak als een sprint naar de finish. Een sprint waarmee je alles en iedereen voorbijraast om tot een resultaat te komen. Dat gebeurt niet eens altijd bewust, maar het gebeurt wel. En dat levert rapporten op waar je uiteindelijk vrij weinig aan hebt. Ik pleit daarom niet voor een sprint maar voor een route waarbij je vijf cruciale stappen doorloopt.

Overigens betekent het niet dat je met deze aanpak per definitie langzamer gaat. Misschien een beetje, maar je krijgt wel een aanzienlijk beter en waardevoller rapport. Dat garandeer ik.

Stap 1: Context

Je eerste stap begint met het vinden van antwoorden op drie essentiële vragen:

Als eerste: wie gaat het rapport gebruiken? Is dat bijvoorbeeld het management of zijn het operationele medewerkers? Die twee doelgroepen hebben compleet andere informatiebehoeften. Hoe specifieker je weet wie het rapport gaat gebruiken, hoe beter je de te tonen informatie daarop kunt afstemmen.

De tweede vraag volgt dan haast vanzelf: wat moet het rapport laten zien? De pagina’s in een rapport moeten gebruikers helpen om betere beslissingen te kunnen nemen. Ga dus na welke vragen de gebruikers beantwoord willen hebben. En tot welke actie de rapporten moeten aanzetten, bijvoorbeeld dieper in een analyse duiken of sales kunnen aansturen om meer te verkopen.

Tot slot als derde vraag wil je duidelijk hebben welke informatie je gaat visualiseren. Dan gaat het nog niet om de keuze tussen tabellen of grafieken, maar meer om wat je wel en niet in beeld brengt.

Met behulp van workshops en interviews kun je antwoord krijgen op deze drie vragen. Zo creëer je een goede basis voor een dashboard dat daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.

Stap 2: Visualisatie

Data op een juiste manier visualiseren, is vanzelfsprekend een zeer belangrijke factor van een goed Power BI rapport. Er zijn al talloze blogs geschreven over waar je rekening mee moet houden, dus ik ga er niet al te diep op in. Enkele concrete tips:

Tip 2

Maak afspraken om consistentie te borgen. Zorg voor een stijlgids of maak templates aan, zodat alle dashboards en rapporten er altijd hetzelfde uitzien. Dat schept overzicht en orde.

Tip 3

Voorzie je visuals altijd van context. Als je de omzet van je organisatie in een lijngrafiek zet, zie je iedere maand wat er gebeurt. Hartstikke fijn, maar het levert pas stuurinformatie op als je die data vergelijkt met bijvoorbeeld het jaar ervoor. Dan pas weet je namelijk of het dit jaar goed of slecht gaat.

Stap 3: Ontwikkeling

Je weet voor wie je een rapport maakt en hoe je de data wil visualiseren. Nu ga je het rapport daadwerkelijk ontwikkelen. Tijdens de ontwikkeling is het uitermate belangrijk dat je de gebruikers meeneemt in het proces. Zo ervaren ze invloed en komen ze aan het einde van de rit niet voor verrassingen te staan. Bovendien vergroot je zo de kans dat ze het rapport daadwerkelijk gaan gebruiken.

Als je deze stappen volgt, neem je gebruikers eigenlijk al vanaf stap 1 mee in het proces.

Maak een eerste mock-up op basis van wat je besproken hebt met de gebruikers en leg dit zo snel mogelijk aan ze voor. Dat kan in PowerPoint of op papier. Bespreek dit en ga vervolgens aan de slag met een eerste versie in Power BI. Laat gebruikers vervolgens weer feedback geven op die versie en ga zo telkens op en neer.

Door te werken met een mock-up en ondertussen helderheid te creëren over bijvoorbeeld definities, weten gebruikers wat ze kunnen verwachten en kun je als ontwikkelaar ook sneller tot een eerste versie komen.

Neem ook de verantwoordelijkheid over de achterkant van het rapport: daar waar de data binnenkomt. Waar komt die data vandaan? Hoe zijn de datastromen georganiseerd? Staat alles erin wat nodig is? Wat moet berekend worden aan de datazijde en wat aan de rapportzijde?

Houd bijvoorbeeld goed in de gaten dat de hoeveelheid data die je binnenhaalt geen negatieve invloed heeft op de performance. En dat je niet te veel en te complexe berekeningen maakt aan de rapportzijde. Niemand zit te wachten op een traag rapport.

Stap 5: Adoptie

Alle voorgaande stappen samen, zorgen automatisch voor een hogere adoptie van een dashboard of rapport door gebruikers. Ze hebben er immers zelf aan meegewerkt en bepaald wat het rapport moet vertellen.

Na het opleveren van een rapport zit je route naar succes er nog niet op. Zorg bijvoorbeeld voor trainingen om het rapport goed te gebruiken en zorg dat de gebruikers ergens terecht kunnen met hun vragen en verbetersuggesties. Zo voelen gebruikers zich gehoord en blijven ze betrokken.

Doe een stapje terug

Een slecht Power BI rapport maakt ieders werk moeilijker. Als je data niet op de juiste manier visualiseert of allerlei informatie op een hoop gooit, kun je verkeerde conclusies trekken. Datzelfde geldt als je een wildgroei aan rapporten hebt.

Doe daarom een stapje terug, neem de tijd om te achterhalen waar gebruikers behoefte aan hebben en maak doordachte keuzes over de visualisatie. Dus stop met doldwaze sprints naar de finish.

Maak een route langs aan de hand van deze 5 stappen, zodat je waardevolle en veelgebruikte Power BI rapporten ontwikkelt waarmee gebruikers elke dag betere beslissingen kunnen nemen.

In één dag zelf aan de slag met Power BI

De interactieve training Power BI waarin jij het ontwikkelen van dashboards en rapportages eigen maakt. De training omvat, van start tot finish, het gehele proces van data inladen, modelleren, transformeren, visualiseren en delen van dashboards.

Training Power BI

Meer over dit onderwerp