Het is weer tijd om de maandelijkse cijfers te bespreken. Maar al snel merk je: de meeting verzandt opnieuw in een discussie over de data. Zo kom je natuurlijk geen steek verder. Hoe voorkom je dat nou? Pascal Snijders, projectmanager Data, Reporting & Analytics, legt uit hoe je dat oplost.

‘Wat verstaan we eigenlijk onder ‘een klant’?’ Zodra zo’n vraag tijdens een meeting op tafel komt, springen jouw nekharen alweer overeind. Want je wil het juist hebben over KPI’s en strategische keuzes, niet over wat jullie zien als ‘een klant’, ‘een order’ of ‘verzuim’.

Toch gaat dit bij veel organisaties zo, merken we bij Riviq. En dat is zonde. Van je tijd, maar ook van je geld. Want een meeting op C-level die alleen maar gaat over de definities van data is een dure grap. Overigens wordt het nog duurder als de discussie níet wordt gevoerd en iedereen ervan uitgaat dat de definities wel duidelijk zijn. Dan interpreteer je data verkeerd en neem je beslissingen die helemaal niet zo goed uitpakken voor de organisatie. Dus de vraag is: hoe voorkom je dit?

Definieer begrippen en leg vast

Het antwoord is vrij eenvoudig: bepaal samen wat begrippen betekenen, leg deze definities vast in een business glossary en onderhoud ze. Zo’n glossary is een soort intern woordenboek. Daarin beschrijf je wat termen en concepten in jouw organisatie betekenen. Dat helpt jou en je collega’s om dezelfde taal te spreken en elkaar beter te begrijpen. Om tot zo’n glossary te komen, zet je de volgende stappen:

1. Verzamel de juiste mensen

Wie moet er iets zeggen over hoe jullie begrippen definiëren? Denk aan verantwoordelijken per afdeling, zoals HR, Finance en Sales, maar ook aan collega’s die dagelijks met die begrippen werken. Breng duidelijk in kaart wie je waarvoor nodig hebt.

2. Ga met elkaar in gesprek

Breng de betrokken collega’s samen en bespreek belangrijke KPI’s en bijbehorende termen en begrippen per afdeling. Gaat het bij ‘een klant’ ook over prospects? Of is iemand pas een klant na de eerste factuur? En wanneer spreek je in jouw organisatie van verzuim? Is dat al na één dag afwezigheid of pas langer? Telt bijzonder verlof wel of niet mee?

Formuleer de definities vervolgens op zo’n manier dat iedereen in je organisatie ze kan begrijpen. Gebruik heldere taal en houd rekening met de context. En met context bedoel ik: wat maakt een definitie zo onderscheidend voor jullie organisatie? Het komt voor dat een definitie per afdeling verschilt. Dat is prima, zo lang je maar overduidelijk maakt wat die verschillende definities zijn.

Een praktische tip: bespreek vooral de definities waar altijd discussies over ontstaan. Maar vergeet niet ook aandacht te geven aan onderwerpen die nooit discussie opleveren. Heeft iedereen daar eigenlijk wel hetzelfde beeld bij?

3. Zorg voor goedkeuring

Je hebt nu een lijst aan definities opgesteld, samen met collega’s die hier iets over te zeggen hebben. Laat die lijst vervolgens goedkeuren, bijvoorbeeld door iemand op C-level. Zo stel je officieel vast: dit is wat wij als organisatie vanaf nu verstaan onder onze data. Zie het als een nulmeting. Aanpassen kan altijd nog, maar voor nu is dit het uitgangspunt. Ook handig voor externe datapartners waar je mee samenwerkt.

4. Koppel definities aan data

De businesskant heb je nu getackeld. Maar hoe maak je de definities concreet? Daarvoor komt je datapartner in beeld. Want welke data heb je nodig om de definities te onderbouwen? Waar haal je die vandaan? Kun je data een-op-een gebruiken of zijn er berekeningen nodig? Betrek hier ook applicatiebeheerders en collega’s die data invoeren bij: zij weten vaak precies waar alles staat.

5. Leg definities vast

Tijd om de datadefinities vast te leggen in een business glossary. Waar je dat doet, maakt in het begin niet heel veel uit. Voor kleine organisaties volstaat Excel. Grote organisaties kunnen goed met een tool als Microsoft Purview aan de slag. Dat zorgt namelijk voor een toegankelijk en centraal punt waarin je definities inzichtelijk maakt.

Ook kun je met Purview workflows opstellen, bijvoorbeeld voor het toevoegen van een nieuwe definitie of het aanpassen van een bestaande. Purview maakt het ook makkelijk om datadefinities zichtbaar te maken in je rapportages en dashboards, zodat gebruikers in een oogopslag zien wat data betekent.

6. Borg het proces voor beheer

Definities zijn nooit statisch. Veranderingen in je organisatie kunnen gevolgen hebben voor je definities. Het is daarom belangrijk dat je ze actief onderhoudt. Het liefst doe je dat minimaal één keer per jaar. Maak, idealiter met de groep collega’s uit stap 1, een rondje langs alle definities om te controleren of ze nog kloppen. Met Purview kun je eigenaren aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor een set datadefinities en die je eenvoudig kunt benaderen voor een updateronde.

Om ervoor te zorgen dat updaterondes daadwerkelijk gebeuren, is het verstandig om één persoon eindverantwoordelijk te maken, zoals een Chief Data Officer of iemand met datamanagement in zijn of haar takenpakket.

Start klein en zorg voor noodzaak

Het definiëren, vastleggen en beheren van data bespaart jouw organisatie kostbare tijd en voorkomt eindeloze discussies. Een laatste tip: probeer niet meteen álle data te definiëren. Start klein, bijvoorbeeld bij de realisatie van een nieuw dataproduct. Dat creëert urgentie en motivatie. Vanuit daar kun je stap voor stap uitbreiden. Zo bouw je binnen afzienbare tijd een complete en overzichtelijke business glossary.

Meer over dit onderwerp