Datakwaliteitsproblemen zorgen bij veel banken voor uitdagingen en problemen rondom regulatory reporting. Toezichthouders stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de rapportages. Tegelijkertijd is het detailniveau waarop data wordt uitgevraagd de afgelopen jaren toegenomen, net als het aantal datapunten dat moet worden gerapporteerd. De uitdaging is dus groter geworden, terwijl het voor banken onveranderd belangrijk is gebleven dat zij zekerheid hebben dat hun data en rapportages voldoen aan de geldende kwaliteitseisen. Het liefst voordat er wordt aangeleverd bij de toezichthouder en er daar wordt gevalideerd.

DGS IKB

Een goed voorbeeld van een dergelijke rapportage waar datakwaliteit belangrijk is, is de Individueel Klantbeeld (IKB) rapportage t.b.v. het depositogarantiestelsel (DGS). Deze rapportage ondersteunt, in het geval van een falende bank, een goede afwikkeling en tijdige uitkering van de door het DGS gegarandeerde gelden. Dit maakt het een maatschappelijk relevante rapportage, omdat het zorgt dat jij en ik ons geen zorgen hoeven te maken over ons spaargeld.
Tegelijkertijd is DGS IKB een uitdagende rapportage voor banken, omdat er relatief veel detaildata wordt uitgevraagd over deposito’s en personen. Verder moeten banken binnen 3 werkdagen de IKB-rapportage kunnen aanleveren, zodat wanneer nodig binnen 7 werkdagen kan worden uitgekeerd. Naast de uitdaging van de beschikbaarheid en juistheid van de data, wordt dus ook de informatievoorziening van banken op de proef gesteld. Dit komt omdat de DGS IKB rapportage sneller beschikbaar moet zijn dan andere rapportages en zich niet beperkt tot de gangbare rapportage momenten.

Groeipad

Momenteel is er sprake van een groeipad dat stapsgewijs hogere eisen stelt aan de tijdigheid en kwaliteit van de DGS IKB rapportage. Het doel is dat banken zich jaar op jaar verbeteren om uiteindelijk 100% juist te kunnen rapporteren per 1 januari 2024; een grote uitdaging voor veel banken. Er zijn door DNB verschillende controles gedefinieerd waarover banken moeten beschikken. Voorbeelden zijn o.a. het toezien op vastlegging in bronsystemen, dataverzameling, samenstelling van de rapportage en consistentie van aantallen en bedragen over rapportages heen.

Controlemogelijkheden

Bij deze controles kan worden opgemerkt dat ze op verschillende momenten kunnen worden uitgevoerd en ieder een eigen functie hebben. Het is daarom belangrijk dat er door banken wordt nagedacht hoe deze controles moeten worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld: waar in de rapportage keten worden ze toegepast? Wie bekijkt de resultaten en op welke manier worden ze opgevolgd? De keuzes die hieruit voortkomen hebben impact op zowel de informatievoorziening als op de organisatie en haar processen.

Zo kunnen bijvoorbeeld controles op de beschikbaarheid van data in de primaire administratie het beste zo vroeg mogelijk worden toegepast. Het liefst direct in de individuele product- en klantsystemen en nog voordat de data uit deze verschillende system wordt geïntegreerd. Op deze manier wordt voorkomen dat onvolledige data in de geïntegreerde informatievoorziening terecht komt. Bovendien kan er worden aangesloten bij de operationele klantacceptatie- en registratieprocessen, bijvoorbeeld in het kader van KYC.

Dit is anders bij controles die bijvoorbeeld bedragen reconciliëren tussen productsystemen en het grootboek, of die toezien op het ontdubbelen van personen uit verschillende bronnen. Deze kunnen alleen plaatsvinden nadat data uit verschillende bronsystemen zijn geïntegreerd. De monitoring en opvolging van deze controles vraagt ook meer aandacht, omdat oplossingen vaak minder evident zijn en hier niet direct duidelijk is wie hiervoor verantwoordelijk is. Andere voorbeelden van controles in deze fase zijn voor de bank op maat gemaakte controles, zoals toezien op een eerder opgelost probleem of controles zonder directe relevantie voor een specifieke rapportage. Hierbij kan worden gedacht aan checks op klanten die nog niet in scope zijn voor DGS of een andere rapportage, maar in de toekomst mogelijkerwijs wel.

Het laatste controlemoment is aan het einde van de keten nadat de rapportages zijn samengesteld. Hier kunnen bijvoorbeeld validatie regels worden uitgevoerd die specifiek zijn voor de rapportage en ook door toezichthouders zullen worden uitgevoerd. Ook is dit de plek voor consistentie checks, bijvoorbeeld of aantallen en bedragen overeenkomen tussen DGS IKB en de DGS kwartaalrapportage of FINREP. Deze soort controles is voor de meeste banken vaak al beschikbaar, omdat ze standaard en generiek toepasbaar zijn. Ook is de verantwoordelijkheid ervoor vaak duidelijk, omdat die samenvalt met het rapporteren zelf. Ondanks deze voordelen, kan het toepassen van deze controles in de praktijk erg tijdrovend zijn. Dit komt doordat er al veel tijd en werk is besteed om tot de rapportage te komen en de oorzaak vaak eerder in de keten wordt gevonden. Het is daarom vooral zaak de voorgaande controles goed op orde te hebben, zodat deze belangrijke laatste controles met vertrouwen kunnen worden uitgevoerd.

Weloverwogen implementeren

Door weloverwogen de verschillende controles te implementeren, uit te voeren en op te volgen kan datakwaliteit en daarmee de kwaliteit van rapportages aanmerkelijk worden verbeterd. Met in het achterhoofd de uitdaging van een 100% juist IKB per 2024 biedt dat perspectief. Behalve voor DGS IKB geldt dit evengoed voor andere (granulaire) rapportages met relatief veel datapunten, zoals AnaCredit. Daarnaast profiteren natuurlijk ook andere en meer geaggregeerde rapportages van betere datakwaliteit.
Riviq heeft ervaring met het opzetten van datakwaliteitscontroles en denkt graag met u mee. Meer weten? Neem vrijblijvend contact op.

Meer over dit onderwerp