Het juiste pad kiezen en weten waaraan je begint: 4 uitgangspunten voor een praktische roadmap

Stel je staat als organisatie voor de klus om jouw informatievoorziening flink aan te pakken zodat je nieuwe kansen kan verzilveren. Of je staat op een T-splitsing en voor de vraag welke kant je nu het beste op kan gaan. Je wilt dan van tevoren beeld krijgen bij hoe dit eruit gaat zien. En vaak zullen belangrijke keuzes gemaakt moeten worden die impact hebben op je toekomstige mogelijkheden.

Een roadmap biedt uitkomst hiervoor, en dat hoeft niet meteen te betekenen dat je een academisch boekwerk gaat produceren. Vier uitgangspunten voor een praktisch aanpak.

Wat is een roadmap eigenlijk? Dat is een essentiële vraag. De invulling kan variëren maar één ding is zeker, een roadmap is een plan om van A naar B te komen. In dat plan beantwoord je een aantal belangrijke vragen. Zoals wat je wilt bereiken op welke manier, maar bijvoorbeeld ook welk rendement te verwachten is. Ook omvat een roadmap vaak het maken van een aantal keuzes en het inschatten welke risico’s er liggen. Het vormt een start stuk om weloverwogen een zo goed mogelijk pad in te slaan. Bijvoorbeeld welke technologie gebruikt gaat worden en hoe je als organisatie het initiatief gaat omarmen.

Genoeg kansen om hier een uitgebreid boekwerk over te schrijven, maar het kan ook zeker met een praktische invalshoek in korte tijd doorlopen worden.

Vier uitgangspunten voor een praktische roadmap

Hoe kom je tot zo’n concrete en praktische roadmap? Dat kan op verschillende manieren, maar er zijn vier algemene uitgangspunten waar je rekening mee moet houden. Ik zet ze hier voor je uiteen.

1. Bepaal prioriteiten in de businesskansen

Als organisatie ga je investeren in nieuwe projecten, technologieën, expertise. Vanzelfsprekend wil je dat die investering op termijn rendeert. Door scherp te stellen waar binnen de organisatie kansen liggen voor rendement kan je een business case opstellen voor de verwachte investering. Daarnaast is het belangrijk beeld te krijgen bij de haalbaarheid en urgentie van ideeën of initiatieven.

Voor een concrete uitwerking is haalbaarheid belangrijk, richt je daarom met name op concrete business cases. De keuze in de volgorde is daarnaast belangrijk: door in het stappenplan te beginnen met een project dat impact heeft, vergroot je de kans van slagen daarna. Impact kan financieel rendement zijn, maar ook zichtbaarheid en enthousiasme. Dat hoeft dus niet per seé te betekenen dat het een groot project is.

Het is eerder raadzaam om te starten met een overzichtelijke scope, waarmee de gekozen route in de praktijk bewezen kan worden. Daarmee creëer je vertrouwen en enthousiasme binnen de organisatie voor toekomstige projecten. Om deze stap praktisch te houden, is het raadzaam een goede maar ook beperkte selectie te maken van personen of afdelingen die in dit kader gesproken gaan worden.

2. Focus op techniek, organisatie en proces

Dat een roadmap zich richt op technologische aspecten spreekt voor zich. Maar een groot deel van het succes en rendement wordt bepaald door hoe je je informatievoorziening organiseert, en welke processen je daarbij inricht.

Bij de introductie van een nieuwe rapportage tool hoort bijvoorbeeld een plan voor training van gebruikers, een proces voor het afhandelen van vragen. En zodra een eerste resultaat live is, zal er beheer en continuïteit verzorgd moeten worden, alsmede een mechanisme om informatieproducten verder te ontwikkelen. Het is belangrijk om deze zaken mee te nemen in je stappenplan en hier vooraf over na te denken.

Vaak komen er in deze fase ook bedrijfseigen uitdagingen naar voren. Uitdagingen die impact kunnen hebben op de kwaliteit of doorlooptijd. Denk bijvoorbeeld aan slechte datakwaliteit of gebrek aan draagvlak door onbekendheid met nieuwe technologie.

Bedenk hoe de belangrijkste uitdagingen een goede plek kunnen krijgen binnen de roadmap waarbij je in hoofdlijnen een oplossing vastlegt. Bedenk ook voor welke uitdagingen je zonder grote consequenties later een goede invulling kan zoeken, dit houdt de roadmap in deze fase beperkt in omvang.

3. Stippel een flexibel groeimodel uit

Het is goed om een stip op de horizon te hebben. Dat is het uiteindelijke doel waarbij techniek, organisatie en proces optimaal ingericht zijn. Maar het bereiken van dat doel kost tijd. Daarnaast kan de invulling veranderen, bijvoorbeeld door nieuwe technologische ontwikkelingen of omdat wensen gaandeweg veranderen.

In de roadmap fase zullen een aantal keuzes gemaakt moeten worden die impact hebben op de komende jaren. Daarmee worden de kaders gevormd, maar door binnen deze kaders een grote mate van flexibiliteit beschikbaar te hebben kan je enerzijds goed meebewegen met veranderingen en hoef je anderzijds niet alles van te voren al in te kleuren.

De keuze voor een schaalbaar platform heeft dan uiteraard een voorkeur, en door te kiezen voor een cloud oplossing is het vaak eenvoudiger om in de toekomst gebruik te gaan maken van nieuwe ontwikkelingen rondom zo’n platform.
Daarmee hoeven vooraf niet alle mogelijkheden al in kaart gebracht te worden. Realiseer je daarnaast ook dat de organisatie gedurende de uitvoering steeds volwassener zal worden, en dat dit niet een doel voor de eerste fase van uitvoering zou moeten zijn.

4. Houd de snelheid erin

Een roadmap traject is de belangrijke eerste stap die ervoor zorgt dat de volgende stappen overwogen en planmatig kunnen worden gezet. Vaak groeit het momentum rondom dit onderwerp enorm gedurende het roadmap traject, waardoor het belangrijk is dat er snel een concreet vervolg komt.

Door dit traject binnen de juiste proporties te doorlopen kan je voldoende aandacht besteden aan te maken keuzes en te managen risico’s in een beperkte doorlooptijd. Als er nog een technologie gekozen moet worden, vraag je dan bijvoorbeeld af hoe diepgaand een toolselectie traject moet zijn. Als binnen de organisatie al een voorkeur is voor een marktconforme technologie, kan het volstaan om deze te laten toetsen zonder een uitvoerig selectie traject te doorlopen met alternatieven.

Om snelheid te behouden, is het belangrijk dat je zorgt voor een soepele overgang van het roadmap traject naar een eerste project. Door het roadmap traject af te sluiten met een concreet projectplan voor het eerste project breng je duidelijk in beeld wat er te gebeuren staat. Zo voorkom je dat een roadmap een document wordt dat gevoelsmatig weinig waarde oplevert.

Hoe ziet jouw roadmap eruit?

Een praktische roadmap is een handzaam document waarin belangrijke keuzes gemaakt zijn, risico’s in kaart gebracht zijn en een logische volgorde voor implementatie is opgenomen.

Het bevat gemaakte keuzes en advies over techniek, organisatie en processen, zonder dat daar alle details in behandeld zijn. De echte details komen gaandeweg bij de uitvoering. Ook belangrijk is om een concreet plan voor een eerste project te hebben uitgewerkt, waarmee je direct aan de slag kan.